“冒名上大学”引发文档安全思考，华天动力OA保驾护航

2020-06-17 15:31:25

内容：

连续数日来，"冒名顶替上大学"事件持续发酵，成为社会关注极高的热点事件。随着该事件调查的推进，不少网友发出质疑：到底谁调取的档案？管理系统为何没有记录？

一连串的问题，牵动着人们的心，引发更深入的思考，传统文档管理的办法是否漏洞百出？业内人士称，顶替别人上大学的人固然存在问题，但在公平、严肃的高考教育及大学录取制度下，考生的档案被轻易取走，甚至毫无可查询踪迹，充分暴露出了在传统的办公管理系统中，文档的安全管理风险极大，只要是单位内部人员，要调取文档资料轻而易举，过后追责也非常的困难。

如果使用信息化协同办公软件会有什么不同呢？

普通OA系统是否能解决文档安全漏洞问题？

透过"冒名顶替上大学"事件发现，重要的文档文件丢失、删除乃至恶意破坏事件屡见不鲜，抛开人为因素，无论是事业单位机构还是企业，目前市场上普遍应用的OA现代办公系统，在文档管理方面的安全性还有很大的上升空间。

根据此前的调查数据显示，早在2017年，全球50%以上的企业，就遭遇过至少一场数据文件泄露事件。而因为合作伙伴或第三方的原因被泄露信息的企业超过1/3。管理学人士称，目前多数OA软件系统在办公应用中，文档常以纸质文档和电子文档为主。即便是电子文档，也存在容易丢失、占用空间大、随意复制篡改及损坏的问题，难以有效管理推进工作。

同样，OA系统软件行业领先品牌华天动力OA也认为，协同办公系统需要随着时代需求不断进行技术功能上的创新，知识管理这一环节，除了发挥提高工作效率作用外，安全性也需要迭代升级。

精准控制华天动力OA知识管理功能创新

正如上述社会事件引发的思考，文档调取到底归谁负责？文档丢失如何进行追溯？这些关键性难题，正是常用的OA办公系统中，知识管理功能创新的突破口。现如今，众多OA软件企业不断加快技术研发进度，力争进一步完善系统中文档安全性管理。以华天动力OA软件来讲，系统通过技术手段，将知识管理功能融入其中，综合纸质档案与电子档案的全部特点，取其精华去其糟粕，再结合现代企业管理需求，让文档的作用最大化发挥出来。

一、权限控制，内部也可涉密

华天动力OA软件中的知识管理功能，在统一的知识体系框架基础上，设置了灵活的权限控制。这样就可以有效的避免在单位内部出现机密泄漏的问题。

例如在建立每个目录的时候，华天动力协同OA系统可以建立谁有这个目录的操作权限，而操作权限还进一步细分为写的权限和看的权限。这样我们可以按部门、人员、岗位、角色及安全级别，各种不同的角度去设置权限，从而可以防止文件随意篡改、删除、复制和盗用。

按需设置谁有写的权限：

部门：部门安全级别、部门+人员安全级别

人员：人员安全级别、角色

岗位：岗位 +人员安全级别

按需设置谁有用的权限：创建人本人、创建直属上级、创建人所有上级、创建人本部门、创建人所属角色、创建人本岗位

二、文档编号一文一码符合 ISO的版本控制

华天动力文档编号一文一码符合 ISO的版本控制，确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系的有效运转。

例如某一个文件出现问题的时候，利用文档编号，配合华天动力OA系统的全过程记录功能，可以很轻松的追索出该文件的所有审批和修改、查阅流程，方便找到问题做出整改。

三、动态水印功能防盗用

与此同时，华天动力OA软件的知识管理功能中，还增加了"动态水印技术"的功能，通过图片、文本等形式，让文档能够动态显示打开操作的人员、时间等信息，方式发生拷屏，做到有据可查，有效防止图片、资料等的盗用。

四、文档利用情况实时监控

而针对文档的操作，如谁下载的最多、哪个文档被频繁下载等问题，华天动力OA在知识管理功能中实施"文档利用实时监控"功能，可以获取监控统计数字，简单操作中掌握文档的动向。同时也方便的统计了公司的知识资源哪一块被利用的多？哪一块更受关注？哪些员工更勤与学习？哪些知识更实用？从而对企业的知识库结构做定期的调整，对员工的考核做评定。